Lagervarningar och samarbetet med distributören

Vad distributören gör, och vad du fortfarande gör

En distributör lagerhåller förlagets böcker, tar emot beställningar från bokhandel, skolor och nätbokhandlar, packar, skickar och fakturerar. För ett litet förlag är det oftast det enda rimliga sättet att nå hela bokhandeln.

Men distributören bestämmer inte när en bok ska tryckas om. Det gör förlaget. Distributören vet hur många exemplar som finns på hyllan i dag. Du vet vad som händer framåt: att en serie ska lanseras, att terminen börjar, att en författare ska vara med i tv.

Siffrorna som spelar roll

Du behöver inte många, men du behöver rätt:

• Lagersaldo: hur många exemplar som finns hos distributören och kan levereras.
• Försäljningstakt: hur många som säljs per vecka eller månad, gärna jämfört med samma period förra året.
• Ledtid: hur lång tid det tar från att du beställer ett omtryck till att böckerna står hos distributören. Räkna med korrektur, tryck, bindning och transport.
• Restorder: beställningar som väntar för att boken är slut. Ett tecken på att varningen kom för sent.

Sätt en varningsnivå

Den enklaste regeln är:

Varningsnivå = försäljning per vecka × ledtid i veckor + en marginal

Säljer en titel 20 exemplar i veckan och omtrycket tar sex veckor behöver du agera när det finns ungefär 120 exemplar kvar. Lägg till en marginal för osäkerheten, till exempel två veckors försäljning, så blir nivån 160.

Några saker att tänka på:

• Säsong. Läromedel säljer mest inför terminsstart och barnböcker inför jul. Använd försäljningstakten för den period som kommer, inte den som har varit.
• Olika nivåer för olika titlar. En titel som säljer jämnt behöver mindre marginal än en som säljer i toppar.
• Ledtiden ändras. Fråga tryckeriet inför högsäsong. Den kan vara längre än du tror.
• Gå igenom nivåerna några gånger om året. En titel som har slutat sälja ska inte ge larm, och en som har tagit fart behöver högre gräns.

Ett räkneexempel med säsong

En arbetsbok i matematik säljer i snitt 15 exemplar i veckan under våren men 60 i veckan i juli och augusti, när skolorna beställer inför höstterminen. Tryckeriet behöver sex veckor.

Räknar du med vårens takt blir varningsnivån 15 × 6 = 90 exemplar, plus marginal. Men om lagret passerar 90 i början av juli säljs det slut på ungefär en och en halv vecka – långt innan omtrycket kommer. Med höstens takt blir nivån 60 × 6 = 360 exemplar, och då behöver du se den redan i maj.

Slutsatsen är inte att alltid ha höga nivåer, utan att höja dem i god tid före säsongen och sänka dem efteråt.

Gör samarbetet enklare

Distributören är en samarbetspartner, inte bara ett lager. Några saker som brukar göra skillnad:

• Samma artikelnummer överallt. Distributören har ofta ett eget artikelnummer utöver ISBN. Spara kopplingen mellan dem, så blir det lättare att läsa deras rapporter och länka till rätt sida för beställning.
• Prisändringar i god tid. Skicka nya priser med datum från när de gäller, så att distributören och bokhandeln får dem samtidigt.
• Nya titlar innan de kommer. Distributören behöver uppgifterna innan böckerna levereras, så att de kan tas emot och säljas från första dagen.
• Säg till om kampanjer. En kampanj som säljer ut lagret på en vecka är ett problem om ingen visste om den.

Frågor att ställa till distributören

• Kan ni skicka lagersaldo och försäljning automatiskt, till exempel som en fil varje dag?
• Vilka siffror ingår: tillgängligt saldo, reserverat, restorder, returer?
• Hur ofta uppdateras siffrorna hos er?
• Vilket artikelnummer använder ni för våra titlar, och hur kopplas det till ISBN?
• Hur och när vill ni ha nya titlar och prisändringar?

Från kalkylark till varning

Många små förlag följer lagret i ett kalkylark som uppdateras när någon hinner: man loggar in hos distributören, läser av saldot och för över det. Det fungerar, men har två svagheter. Det blir sällan gjort när det är som mest att göra, och det ger inga varningar – man måste komma ihåg att titta.

Det bästa är att saldot hämtas automatiskt och att du bara får höra av systemet när en titel närmar sig gränsen. Kan distributören skicka en daglig fil eller har ett gränssnitt för det, går det att bygga. Fråga dem vad de kan erbjuda.

När boken faktiskt tar slut

Det händer ändå ibland. Då gäller det att:

1. Ändra status hos Bokinfo så att bokhandeln ser att boken är tillfälligt slut och när den kommer tillbaka.
2. Säga det på produktsidan, med ett datum om du har ett.
3. Ta hand om restordrarna, så att de levereras när omtrycket kommer.

Och efteråt: titta på varför varningen inte kom i tid. Oftast var ledtiden längre eller säsongen tidigare än nivån räknade med.