Bokinfo: så håller du uppgifterna rätt

Vad Bokinfo är

Bokinfo är bokbranschens gemensamma databas över böcker och förlag i Sverige. Den hette tidigare Bokrondellen och ägs av flera stora förlag. Bokhandlare, nätbokhandlar och bibliotek hämtar uppgifter därifrån till sina egna system, och via Bokinfo kan de hitta och beställa böcker från svenska förlag.

För ett litet förlag betyder det två saker. Är boken inte registrerad hos Bokinfo är den svår att beställa för en bokhandel. Och står det fel där, står det fel på många ställen samtidigt.

Så ansluter du förlaget

Förlaget ska stå som utgivare av boken. Distribuerar du själv behöver du ett företag med F-skatt. Du fyller i Bokinfos registreringsformulär, skriver under avtalet och får sedan inloggning och instruktioner.

Bokinfo tar ut en anslutningsavgift och en avgift per registrerad titel. Beloppen ändras, så kontrollera dem i Bokinfos aktuella prislista.

Använder du en distributör eller en tryck-på-beställning-tjänst kan det vara den som registrerar titlarna åt dig. Fråga innan du gör det själv, så att samma bok inte läggs in två gånger.

Uppgifterna som gör skillnad

Alla fält är inte lika viktiga. De här påverkar mest om boken hittas och beställs rätt:

• ISBN. Nyckeln som allt annat hänger på. Varje format ska ha sitt eget nummer. Läs mer i guiden om ISBN.
• Titel och undertitel, stavade exakt som på omslaget.
• Medverkande med rätt roll: författare, illustratör, översättare, uppläsare. Stavningen av namnet ska vara densamma på alla böcker, annars delas författaren upp i flera.
• Utgivningsdatum. Bokhandlare planerar efter det. Flytta det hellre i god tid än att låta ett passerat datum stå kvar.
• Format, sidantal och mått.
• Pris.
• Omslag i hög upplösning. Omslaget är det första som syns i nätbokhandeln.
• Beskrivning. Skriv för en läsare, inte för en katalog. De första meningarna syns ofta ensamma.
• Målgrupp, ämne och serie. Det är vad bibliotek och bokhandel filtrerar på.

Beskrivningen: skriv för en läsare

Beskrivningen är det fält som oftast får minst omsorg, och det som syns mest. I nätbokhandeln står den direkt under omslaget, och bibliotekens inköpare läser den när de väljer.

• Börja med det viktigaste. Den första meningen ska säga vad boken handlar om och för vem. Många visningar kortar av texten efter ett par rader.
• Konkret före värdeord. ”En kapitelbok om en hund som rymmer, för 6–9 år” säger mer än ”en varm och rolig berättelse”.
• Samma text överallt. Den beskrivning som står hos Bokinfo bör vara samma som på din hemsida, eller en kortare version av den. Två olika texter blir lätt två olika sanningar.
• Ingen pris- eller kampanjinformation i beskrivningen. Den blir inaktuell, och priset har ett eget fält.

Om du har en distributör

Med en distributör finns uppgifterna om boken på minst tre ställen: hos dig, hos distributören och hos Bokinfo. Det är värt att reda ut vem som ansvarar för vad:

• Vem registrerar nya titlar hos Bokinfo? Du eller distributören?
• Vem ändrar priset? Ofta skickar förlaget en prislista till distributören, som sedan uppdaterar sitt system. Kontrollera att ändringen också når Bokinfo.
• Vem ändrar lagerstatus när en bok tar slut eller kommer tillbaka?

Skriv ner svaren. Det tar fem minuter och sparar många mejl när något inte stämmer.

Efter utgivningen

De flesta förlag är noggranna med uppgifterna när boken är ny. Det är efteråt det glider isär:

• Priset ändras men bara i prislistan till distributören.
• Utgivningsdatumet flyttas men står kvar hos Bokinfo.
• Omslaget justeras efter korrektur, men den första versionen är den som laddades upp.
• Boken tar slut och ska inte längre gå att beställa – eller trycks om och ska gå att beställa igen.
• Den nya upplagan får ett nytt ISBN, men beskrivningen kopieras inte över.

En rutin som håller

Problemet är sällan att någon inte vet vad som ska stå. Det är att samma uppgift finns på flera ställen och uppdateras vid olika tillfällen. En enkel rutin räcker långt:

1. Bestäm vilken källa som gäller. Ett ställe där uppgifterna om varje bok är ”rätt”. Allt annat ska uppdateras därifrån, aldrig tvärtom.
2. Ändra i källan först. Byt pris, datum eller omslag där, och för sedan över ändringen till Bokinfo, hemsidan och distributören samma dag.
3. Gå igenom alla titlar två gånger om året. Sök upp förlagets böcker hos Bokinfo och i en nätbokhandel och jämför med källan.
4. Hämta det som andra har lagt till. Ibland har Bokinfo uppgifter du saknar, till exempel klassificering eller ett bättre omslag. Ta in dem i källan i stället för att låta dem leva var för sig.

Ett exempel: en prisändring

Säg att priset på en serie med sex titlar ska höjas från den 1 juli. Utan en tydlig källa ser det ofta ut så här: prislistan till distributören uppdateras i juni, hemsidan när någon kommer ihåg det, och Bokinfo glöms bort helt. I augusti visar nätbokhandeln det gamla priset och bokhandlarna undrar vad som gäller.

Med en rutin: priserna ändras i källan med datum 1 juli. Samma dag skickas prislistan till distributören, ändringen förs in hos Bokinfo och hemsidan uppdateras. Den 1 juli kontrollerar någon en av titlarna i en nätbokhandel.

Kort sammanfattning

Anslut förlaget, fyll i ISBN, medverkande, datum, omslag och beskrivning noga, och bestäm ett ställe där uppgifterna är rätt. Det som brukar gå fel är inte första registreringen utan alla ändringar efteråt.